Regolamento e servizi

Per l’accesso alla sala di studio l’utente deve presentare una domanda di ammissione (valida per l’anno in corso) al direttore dell’Archivio. Questa domanda viene fatta su apposito modulo („richiesta di accesso alla sala di studio“) e deve contenere tutti i dati personali richiesti ed anche lo scopo e, il più precisamente possibile, l’oggetto della ricerca. L’utente si impegna a osservare il regolamento per la sala di lettura ed a consegnare gratuitamente una copia della pubblicazione (anche tesi di laurea ecc.), che si basi su documenti dell’Archivio di Stato di Bolzano.

In ogni pubblicazione che cita materiale dell’archivio devono essere indicati per ogni singolo pezzo la provenienza „Archivio di Stato di Bolzano“ (sigla „ASBz“), la denominazione del fondo archivistico (p.e. Archivio vescovile di Bressanone) e l’esatta segnatura (p.es. doc. 2345; capsa 21, 3 B; mazzo n. 345).

Ai sensi del Testo unico in materia dei beni culturali (decreto legislativo 29 ottobre 1999, n. 490), del decreto legislativo 30 luglio 1999, n. 281 e del Codice deontologico per la tutela dei dati personali nell’ambito della ricerca storica, i documenti conservati nell’Archivio di Stato sono liberamente consultabili, con eccezione:

  1.     dei documenti di carattere riservato, relativi alla politica estera o interna dello Stato, consultabili 50 anni dopo la loro data;
  2.     dei documenti contenenti dati sensibili che diventano consultabili 40 anni dopo la loro data; tale termine è prolungato a 70 anni se si tratta di dati relativi alla salute, alla vita sessuale e a situazioni familiari particolarmente riservate.


Sono tuttavia ammesse autorizzazioni alla consultazione anticipata per motivi di studio. La competenza in materia di autorizzazioni è rimasta al Ministero dell’Interno ed è affidata al prefetto dirigente dell’Ispettorato generale per i servizi archivistici.

Per la ricerca del materiale archivistico l’utente può avvalersi degli strumenti di corredo dei fondi archivistici (guide, inventari, schedari, banche dati), nonché della consulenza dei funzionari archivistici, che però non sono autorizzati ad assumersi l’incarico della ricerca.

Selezionate le unità da consultare, l’utente ne fa richiesta indicando sugli appositi moduli („richiesta di consultazione“) il proprio nome, la data e la segnatura archivistica (fondo, numero della busta, del fascicolo, del registro o del singolo documento) per ciascun pezzo desiderato. Possono essere richieste in consultazione al massimo 3 unità archivistiche per volta. Per la consultazione delle serie diplomatiche e dei codici ci si rivolge al funzionario responsabile della sala di studio.

La consultazione è soggetta alle seguenti condizioni:

    Lo studioso è tenuto ad apporre la propria firma in forma leggibile sul registro delle presenze giornaliere.
    È vietato introdurre nella sala di studio borse, cartelle ed altri contenitori. Sono possibili controlli e ispezioni in entrata e in uscita.
    La consultazione di documenti d’archivio è consentita esclusivamente nella sala di studio e sotto la sorveglianza del personale addetto.
    Durante la lettura dei documenti e degli strumenti di corredo, gli utenti debbono evitare ogni sia pur lieve danneggiamento ai medesimi. È severamente proibito scrivere (anche a matita) sui documenti ed appoggiarsi sugli stessi.
    Gli utenti sono tenuti a riconsegnare il materiale nelle condizioni in cui l’hanno ricevuto. È vietato alterare l’ordine del materiale, cambiando la successione delle carte non legate o dei fascicoli e sottofascicoli; nello stesso senso sono proibiti riordinamenti arbitrari.
    Per annotazioni o estratti è permesso esclusivamente l’uso della matita. I fogli per gli appunti non devono mai essere posti sopra il materiale preso in visione. È vietato inumidirsi le dita per sfogliare le pagine.
    Oltre la lettura e la copia manuale dei documenti è consentito agli utenti l’uso di computer portatili.
    Nella sala di studio è proibito mangiare, fumare e fare rumore (parlare ad alta voce, dettare).
    In sala di studio gli utenti possono consultare con richiesta su apposito modulo i libri della biblioteca dell’Archivio, che è una biblioteca d’istituto. Il prestito non è consentito.
    Gli utenti non ottemperanti a tali disposizioni, dopo essere stati diffidati, possone essere allontanati dalla sala di studio e, nei casi più gravi, possone essere esclusi, temporaneamente o definitivamente, dalle sale di studio di tutti gli Archivi di Stato, oltre che denunciati all’autorità giudiziaria per il risarcimento dei danni e le eventuali sanzioni penali.

Gli utenti possono avvalersi del servizio di fotoriproduzione (fotocopie, stampe da microfilm) gestito dai collaboratori dell’archivio. Per ottenere la fotoriproduzione, l’utente deve compilare un apposito modulo di richiesta, su cui viene indicata la segnatura archivistica dei documenti. Per motivi di conservazione non è possibile la fotocopiatura di materiale pergamenaceo. Per la richiesta di fotografie l’utente deve rivolgersi al funzionario responsabile della sala di studio.

Per la pubblicazione di riproduzioni di documenti dell’Archivio di Stato è necessaria l’autorizzazione della direzione dell’archivio (chiedere il modulo apposito per il rilascio della concessione).